Kadjiro – Pesan email yang terus menumpuk di kotak pesan masuk terkadang bisa menghambat pekerjaan harianmu. Kamu menjadi lebih sulit untuk menentukan dan membuka mana pesan email masuk yang memang penting atau hanya sekedar pesan promosi saja. Maka dari itu, kamu harus segera mengelola email penting di Gmail supaya tidak ada informasi penting yang terlewatkan.
Salah satu tips mengelola email penting adalah membersihkan kotak masuk dari pesan email yang tidak relevan atau tidak penting secara berkala. Masih ada banyak tips mengelola email penting lain yang bisa kamu jadikan pertimbangan untuk mengoptimalkan produktivitas harianmu. Yuk, simak ulasan selengkapnya di bawah ini.
Tips Mengelola Email Penting Agar Lebih Efisien dan Hemat Waktu
Berikut adalah empat tips mengelola email penting agar tidak ada pesan yang terlewat:
-
Menggunakan Fitur Pencarian
Mengelola email penting di Gmail atau aplikasi email lain akan mudah dengan memanfaatkan fitur pencarian. Dengan memanfaatkan fitur ini, kamu dapat menemukan email penting di dalam hitungan detik. Caranya sangat mudah, cukup masukkan saja kata kunci yang relevan seperti subjek email, judul email atau nama pengirim.
Supaya hasil pencariannya lebih akurat, gunakan kata kunci yang lebih spesifik. Misalnya, di saat kamu mencari email berisikan informasi diskon dari Shopee, coba gunakan kata kunci seperti “Super Diskon”, “Diskon Shopee” atau nama produk yang lebih spesifik. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan tanda kutip (‘ ‘) untuk mencari frasa yang tepat. Misalnya, pertemuan penting besok’. Dengan begitu, hasil pencarian kamu akan lebih relevan dan tidak terlalu banyak.
Salah satu keunggulan dari fitur pencarian adalah kemampuannya untuk menemukan email penting yang ingin kamu simpan. Setelah menemukan email yang dimaksud, kamu bisa memberikan tanda khusus seperti bintang, label atau memindahkannya ke folder arsip. Dengan begitu, email tersebut tidak akan terhapus secara tidak sengaja di saat kamu membersihkan inbox. Selain itu, fitur pencarian juga dapat membantu kamu menemukan email yang harus ditindaklanjuti sehingga kamu tidak akan melewatkan informasi penting apapun.
-
Menggunakan Fitur Unsubscribe
Banyaknya email promosi yang masuk secara otomatis menjadi salah satu penyebab inbox penuh. Email promosi ini seringkali tidak terlalu penting dan hanya akan memenuhi inbox email saja.
Tips mengelola email penting untuk mengatasi permasalahan ini adalah memanfaatkan fitur “unsubscribe” yang biasanya terdapat di bagian bawah setiap email promosi. Dengan klik di tombol tersebut, kamu akan berhenti menerima email dari pihak pengirim.
Rajin melakukan unsubscribe tidak hanya bisa membersihkan inbox, tapi juga memberikan perlindungan privasi data dirimu. Banyak email promosi yang mengandung informasi pribadimu, seperti nama, alamat email dan preferensi belanja. Dengan inbox yang rapi, kamu akan lebih mudah dalam menemukan email penting yang benar-benar perlu dibaca.
Untuk cara menghapus email promosi dengan unsubscribe, kamu cukup klik di opsi “unsubscribe” yang biasanya berada di bagian bawah email. Beberapa penyedia layanan juga menyediakan fitur untuk mengelola langganan secara masal. Dengan fitur ini, kamu dapat berhenti berlangganan dari beberapa email sekaligus. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan ekstensi browser yang dirancang khusus untuk membantu kamu mengelola langganan email.
-
Menggunakan Fitur Arsip
Selain menghapus atau unsubscribe, fitur arsip juga menjadi salah satu tips mengelola email penting yang paling efektif. Fitur kali ini memungkinkan kamu untuk memindahkan email tertentu dari inbox ke folder arsip. Email yang sudah diarsipkan tidak akan hilang, tapi akan lagi muncul di inbox utama kamu. Hal ini sangat berguna untuk email yang masih ingin disimpan, seperti konfirmasi pesanan, tiket perjalanan atau dokumen penting lainnya.
Dengan mengarsipkan email. kamu bisa menjaga inbox tetap bersih dan teratur. Inbox yang bersih akan membuat kamu lebih mudah menemukan email penting saat dibutuhkan. Selain itu, fitur arsip juga dapat membantu kamu menghemat ruang penyimpanan di server email. Apabila kamu mempunyai banyak email, mengarsipkan email yang sudah tidak lagi aktif bisa mengurangi penggunaan kuota penyimpanan.
-
Menggunakan Fitur Snooze
Tips mengelola email penting terakhir adalah memanfaatkan fitur snooze. Fitur kali ini memungkinkan para pengguna untuk menunda atau menghentikan sementara suatu hal untuk beberapa waktu. Fitur snooze sangat bermanfaat untuk membantu kamu tetap fokus terhadap tugas-tugas yang sedang dikerjakan tanpa harus khawatir melupakan email penting.
Cara mengelola email penting menggunakan fitur snooze sangat mudah, pilih email yang ingin ditunda, lalu klik ikon jam, kamu kemudian bisa menentukan waktu yang diinginkan untuk menerima pengingat. Misalnya, di saat kamu menerima undangan rapat tapi jadwal kamu belum pasti, kamu bisa menunda email tersebut sampai kamu mempunyai kepastian jadwal.
Itu dia beberapa tips mengelola email penting agar tidak ada yang ketinggalan. Dengan membersihkan inbox secara berkala, menggunakan filter dan label, serta memanfaatkan fitur-fitur seperti snooze dan template balasan, kamu bisa lebih fokus pada pekerjaan maupun belajar tanpa terganggu oleh email yang berantakan. Untuk menunjang produktivitas, gunakan smartphone atau laptop dengan performa tinggi, ya.
