Kadjiro – Masalah email tidak terkirim terkadang sangat menjengkelkan. Bagaimana tidak, kamu ingin mengirim pesan yang cukup penting menggunakan email tapi email tersebut tidak sampai ke penerima alias error atau gagal terkirim.
Kondisi ini disebut dengan email bounce, keadaan dimana email tidak bisa dikirimkan. Ciri email bounce adalah ada notifikasi dari Mail Delivery System (mailer-daemon@googlemail.com) yang memberitahu kamu bahwa email yang dikirimkan tidak sampai kepada pihak penerima.
Lalu, apa saja penyebab dari email tidak terkirim atau email bounce? Yuk, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Penyebab Email Tidak Terkirim atau Email Bounce
Sebagai berikut adalah beberapa penyebab email tidak dikirim maupun email bounce yang harus kamu ketahui, yaitu :
-
Invalid Email Address atau Alamat Email yang Dituju Salah
Ini merupakan penyebab yang lumrah dan seringkali terjadi. Sistem akan menunjukkan kesalahan satu ini menggunakan kalimat “alamat email tidak ada atau non-existent email”. Cek kembali apakah kamu sudah menuliskan alamat dengan benar. Kurang atau kelebihan satu angka dan huruf itu bisa mempengaruhi, typo dan perhatikan juga penggunaan huruf kapital.
Selain itu, mungkin juga pihak penerima memberikan alamat email yang salah. Entah sengaja maupun tidak, tapi kamu bisa melakukan peninjauan kembali apakah penerima sudah benar mengetikkan alamat emailnya.
-
Mail Box Sudah Penuh atau Inbox Penerima Melebihi Batas
Apabila penerima menerima begitu banyak email di dalam inboxnya, ratusan hingga ribuan per hari, ada kemungkinan mailbox email sudah penuh dan tidak bisa lagi menerima email masuk. Di saat perihal ini terjadi, email kamu akan terpantul sampai ada space kosong di email penerima.
Pada beberapa kejadian, ini juga bisa disebabkan oleh penerima tidak lagi menggunakan email tersebut. Jika hal ini terjadi, sebaiknya kamu segera menindaklanjuti dengan cara menanyakan kembali status email kepada pihak penerima.
-
Kapasitas Email yang Dikirim Sudah Melebih Batas
Layanan email biasanya mempunyai kapasitas terbatas perihal ukuran pesan. Misalnya, lampiran tidak melebihi 2MB atau 5MB.
Jika melebihi, email akan error atau pesan yang dikirimkan terlalu besar bagi kotak masuk penerima email. Solusinya,kamu bisa melakukan compress files, winrar, upload file ke Google Drive dan cukup kirimkan link atau share via Google Drive jika kamu menggunakan mail server dari Google.
-
Server Sedang di Perbaikan atau Down
Masalah teknis dari server ini ditandai dengan kalimat “tidak bisa terkirim atau undeliverable”. Hal ini berarti server email penerima sedang tidak tersedia di sementara waktu, kelebihan beban atau tidak bisa ditemukan.
Server yang tidak bisa ditemukan bisa saja terjadi, karena down hacked atau sedang berada di dalam pemeliharaan. Jadi ini bersifat sementara dan kamu harus menunggu untuk kemudian mencoba mengirim email kembali. Namun, kalau berulang-ulang tetap gagal berarti server tersebut sudah shut down atau domain sudah expired.
-
Rejected by System atau Balasan Otomatis
Gagal mengirim email dengan penyebab rejected by system artinya penerima email sudah mengatur kapan bisa menerima dan menolak email. Senarnya, email kamu bukan tidak sampai, tapi terpantul sampai dengan batas waktu tertentu yang sudah dikelola oleh pihak penerima email. Biasanya, ini terjadi pada email perusahaan, sistem akan di-setting email pada jam kerja aktif dan email pada hari libur maupun di luar jam kerja akan nonaktif.
-
Account Disabled
Akun email yang sudah tidak aktif juga akan menjadi salah satu penyebab gagalnya email untuk terkirim. Jika email tidak aktif selama 6 bulan berturut-turut, maka email tersebut otomatis dinonaktifkan oleh mail server.
Bukan berarti akun ini dihapus, akun email tersebut tetap ada tapi tidak berfungsi sama sekali. Sebaiknya, minta kepada pihak pemilik email untuk melakukan reset bantuan atau alternatif email lainnya.
Cara Mengatasi Email Tidak Terkirim
Setelah paham mengenai beberapa penyebab email tidak terkirim atau email bounce, kamu juga harus mengerti cara mengatasi permasalahan tersebut. Ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan, yaitu :
-
Memperhatikan Waktu Pengiriman
Kirimkan email di waktu yang sudah kamu dan penerima sepakati. Apabila kamu mengirim email kepada perusahaan, maka bisa dikirimkan pada waktu jam kerja.
-
Menjaga Contact List Supaya Tetap Bersih
Bersihkan contact list kamu secara regular dari email invalid dan non responders. Apabila kamu menerima mail bounces berulang dari email yang sama, maka segera remove dan do not mail list kontak tersebut.
-
Menggunakan Double Opt-In
Kirimkan email konfirmasi di saat pengguna email melakukan subscribe atau berlangganan pada list kamu. Cara yang satu ini tidak hanya bisa membantu kamu di dalam memastikan bahwa email tersebut valid, tapi juga memastikan bahwa pengguna email di dalam list mau menerima pesan email dari kamu.
-
Pantau Selalu Email Delivery Rate
Lakukan pelacakan pada email delivery rates kamu dengan memperhatikan secara cermat pada bounces rates. Dengan cara memantau secara reguler, kamu bisa mengurangi kegagalan yang ada sebelum hal itu terjadi dan mengakibatkan banyak kerusakan.
Demikian penjelasan secara lengkap mengenai penyebab dan cara mengatasi email tidak bisa terkirim atau email bounces. Semoga informasi di atas bisa bermanfaat, ya.
