Kadjiro – Kebanyakan perusahaan menggunakan layanan berbasis cloud untuk transfer file dari internal ke eksternal, atau sebaliknya. Layanan berbagi file melalui cloud juga digunakan untuk mengakses informasi secara mudah. Namun sayangnya, banyak perusahaan atau usaha kecil yang belum mengadopsi layanan cloud dan banyak menemukan kamu nya menggunakan aplikasi cloud pribadi untuk transfer file.
Membiarkan kamu menggunakan layanan cloud pribadi atau gratis untuk transfer file pekerjaan membuat keamanan file rahasia perusahaan rentan terhadap kebocoran. Dokumen penting di cloud pribadi mereka bisa saja tersebar ke banyak pihak tidak bertanggung jawab. Itulah alasan kenapa perusahaan perlu mengutamakan keamanan data penting dengan mengikuti beberapa tips transfer file dengan aman di bawah ini.
Tips Transfer File dengan Cepat dan Aman
Untuk menghindari resiko keamanan dokumen penting di perusahaan, sebaiknya segera implementasi layanan cloud untuk berbagi file khusus perusahaan, bukan pribadi. Selain itu, kamu bisa mengikuti beberapa tips berikut untuk berbagi file dengan cepat dan aman:
-
Pilih Layanan Pengolah Dokumen Level Perusahaan
Layanan berbagi file gratis hanya dirancang untuk penggunaan pribadi. Apabila kamu kamu menggunakan layanan ini untuk kirim file pekerjaan bisa rentan terhadap kebocoran data dan ancaman keamanan lainnya. Untuk menghindari bocornya data penting ke luar perusahaan, kamu bisa menggunakan layanan pengolah dokumen untuk menyimpan semua dokumen secara aman di cloud.
Layanan Document Management System (DMS) memudahkan kamu untuk mengubah dokumen fisik menjadi digital. Layanan penyimpanan dokumen untuk perusahaan ini memudahkan pemilik usaha untuk memberi kontrol akses, file yang kadaluarsa, menentukan kebijakan dan kepatuhan terhadap layanan dokumen dan berbagi data ke pihak internal maupun eksternal dengan aman.
-
Terlibat Langsung untuk Menangani Kebutuhan Transfer Data
Kebutuhan transfer data ke sesama internal atau eksternal sering dilakukan di kantor. Untuk melindungi privasi data perusahaan, pemimpin perusahaan harus langsung terlibat dalam mengambil keputusan pemilihan layanan berbagi file yang mudah digunakan. Biarkan setiap kamu mempunyai email untuk mengirim dan menerima file berukuran besar daripada harus menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk kirim file.
-
Memilih Solusi Transfer Data Terintegrasi
Layanan transfer data yang terintegrasi dengan layanan lain seperti email atau penyimpanan data lebih berguna dibandingkan dengan layanan transfer file saja. Kemampuan sistem terintegrasi yang didukung cloud mempunyai lebih banyak keunggulan dibandingkan dengan sistem berdiri sendiri. Teknisi IT kamu juga tidak perlu membuang banyak energi untuk mengurus satu layanan yang tugasnya hanya untuk transfer data saja.
-
Memprioritaskan Layanan Cloud
Sistem berbasis cloud mempunyai opsi cadangan dan redundansi untuk mencegah salinan file terkirim kepada pihak luar. Layanan cloud juga lebih aman dan dan nyaman. Kamu bisa menyimpan data besar dan mengaksesnya dari mana dan kapan saja.
Cloud memungkinkan data besar disimpan dalam satu tempat. Jadi, kebutuhan penyimpanan laptop karyawan tidak perlu terlalu besar. Kamu juga bisa menghemat pengadaan laptop karyawan dengan membeli kapasitas SSD di bawah 256GB saja.
-
Mendidik untuk Berbagi File Sesuai Aturan
Secanggih apapun layanan berbagi file yang kamu gunakan, tetap ada celah akibat human error. Maka dari itu, pemimpin perusahaan harus memastikan karyawan tahu sensitivitas dokumen yang dikerjakan.
Mereka harus memahami beberapa hal yang boleh dibagikan ke sesama karyawan atau pihak luar, dan mana yang tidak boleh. Jangan sampai investasi layanan kamu berujung sia-sia karena kamu tidak tahu cara menggunakannya dengan benar.
-
Pilih Solusi Berbagi File yang Mudah Digunakan
:Layanan transfer file yang dipilih harus mudah digunakan. Harus sama mudahnya dengan layanan transfer data untuk konsumen. Khususnya untuk perusahaan dengan banyak cabang, layanan berbagi file harus dapat diakses dari jarak jauh dari berbagai tempat. Apabila sistem kamu sulit digunakan dan serba terbatas akan membuka celah untuk karyawan menggunakan aplikasi ilegal dalam proses transfer data penting perusahaan.
Resiko Berbagi File ke Pihak Eksternal Perusahaan
Transfer file dan penyimpanan dokumen secara digital bisa meminimalkan resiko kebocoran data perusahaan. Namun karyawan sebagai ujung tombak harus diedukasi dengan baik agar tidak membagikan dokumen penting secara tidak sengaja atau bahkan sengaja ke pihak luar. Apabila dari sekarang kamu belum mulai memperhatikan kebutuhan transfer file perusahaan, kamu harus paham dengan resiko yang akan dihadapi:
- Serangan keamanan aset perusahaan.
- Kebocoran data perusahaan.
- Install aplikasi ilegal di laptop karyawan.
Transfer file dengan aman membutuhkan layanan pihak ketiga yang sudah terintegrasi dengan email maupun penyimpanan berbasis cloud. Karyawan sebagai ujung tombak perusahaan harus diedukasi dengan baik mengenai apa saja yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan ketika transfer file ke sesama karyawan dan pihak eksternal. Semoga bermanfaat!
