Kadjiro – Perkembangan teknologi digital memungkinkan kamu untuk mengadakan rapat tanpa bertatap muka. Namun demikian, ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan supaya tetap berjalan dengan lancar dan profesional.
Sebagai berikut adalah beberapa tips meeting online yang sudah dirangkum untuk kamu. Bagi yang penasaran, yuk langsung saja simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Tips Meeting Online
Tips meeting online harus dipelajari tidak hanya bagi penyelenggara rapat, tapi semua pesertanya. Terlebih lagi bagi kamu yang belum terbiasa melakukan meeting online. Sebagai berikut adalah 6 tips meeting online yang harus diperhatikan :
-
Memastikan Semua Peralatan Sudah Siap
Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah memastikan semua peralatan yang akan digunakan untuk meeting online sudah di dalam keadaan siap digunakan. Mulai dari laptop atau komputer, koneksi, aplikasi yang akan digunakan untuk meeting, serta alat tulis dan buku catatan (jika dibutuhkan).
Sebaiknya, melakukan persiapan 30 menit sebelum meeting online dimulai. Tujuannya supaya kamu bisa memastikan laptop atau komputer juga koneksi internet tidak mengalami kendala apapun, sehingga aman digunakan selama rapat.
-
Tetap Menggunakan Pakaian Formal
Tips meeting online berikutnya terkait dengan penampilan kamu. Meski tidak bertatap muka, pastikan untuk tetap menggunakan pakaian formal seperti layaknya menghadiri pertemuan tersebut secara offline. Hal tersebut sangat penting untuk diperhatikan guna menjaga nilai profesionalisme kamu di dalam bekerja.
Namun demikian, disarankan untuk tidak menggunakan dengan warna serta motif yang terlalu mencolok. Pasalnya, di saat kamu tampil dengan pakaian yang mencolok maka kehadiran kamu di layar pertemuan ini bisa mengganggu pandangan para peserta meeting online lainnya.
-
Menemukan Latar Belakang yang Baik
Pilih tempat duduk yang tidak dilewati oleh banyak orang atau dengan latar belakang dinding. Selain itu, pastikan tidak ada ornamen maupun hiasan dingin yang bisa menimbulkan masalah pada saat melakukan meeting online. Misalnya, simbol – simbol keagamaan atau etnis budaya tertentu.
Sebagai alternatif, kamu juga bisa mengubah latar belakang meeting online dengan cara memanfaatkan pengaturan aplikasi yang digunakan. Pilih latar belakang yang menarik, tapi tetap sederhana agar tidak mengganggu jalannya meeting online.
-
Menyalakan Kamera
Meski tidak ada peraturan tertulis untuk mewajibkan para peserta rapat menyalakan kamera, sebaiknya kamu tetap mengaktifkan fitur kamera dari awal sampai dengan akhir pertemuan. Perlu diketahui, menyalakan kamera pada saat meeting online ini bisa membuat kehadiran kamu terasa lebih nyata. Di samping itu, komunikasi yang terjalin dengan peserta lainnya juga terasa nyaman.
Akan tetapi, kamera boleh dimatikan di dalam keadaan tertentu. Misalnya, ketika kamu sudah tidak lagi bisa menahan rasa haus. Maka matikan kamera sebentar dan segera nyalakan kembali setelah minum. Dengan begitu, maka kehadiran kamu di ruang meeting online tetap tampak profesional.
-
Mengatur Penggunaan Mikrofon
Salah satu tips meeting online yang tidak kalah penting dari pengaturan kamera adalah penggunaan mikrofon. Berbeda dari kamera yang harus selalu menyala, untuk penggunaan mikrofon sebaiknya diatur di dalam keadaan mati sepanjang rapai, kecuali jika kamu ingin menyampaikan sesuatu.
Cara yang satu ini efektif guna meminimalisir gangguan suara yang mungkin ditimbulkan oleh peserta pada saat pembicara sedang memaparkan materi pertemuan. Di samping itu, suasana meeting online juga lebih tenang dan kondusif dengan kondisi mikrofon peserta berada di dalam keadaan mati.
-
Mengatur Durasi Meeting Online
Pada dasarnya, menyelenggarakan pertemuan secara offline maupun online tidak jauh berbeda. Terutama terkait durasi atau waktu pertemuan tersebut. Pada umumnya, meeting online berlangsung selama 30 menit atau lebih sesuai dengan kebijakan masing-masing penyelenggara.
Maka dari itu, sebaiknya atur waktu secara efektif dan efisien sehingga suasana meeting online bisa berjalan dengan kondusif. Apabila kamu bertugas sebagai penyelenggara, cobalah untuk menyusun secara detail pertemuan sebelum meeting online dimulai. Misalnya, atur 5 menit untuk melakukan registrasi dan sesi pembukaan, kemudian 20 menit untuk membicarakan topik inti dan 5 menit untuk sesi tanya jawab.
-
Meminimalisir Distraksi atau Gangguan
Salah satu hal yang membuat meeting online ini menjadi kurang kondusif adalah adanya gangguan, seperti audio yang kurang jelas, suara berisik di sekitar tempat meeting online atau background terlalu gelap. Pastikan gangguan seperti ini tidak terjadi kepada kamu supaya bisa mengikuti meeting online dengan fokus.
Selain itu, hilangkan semua sesuatu yang bisa membuat kamu terdistraksi selama meeting online berlangsung. Kamu bisa menonaktifkan notifikasi ponsel terlebih dahulu atau pindah ke tempat yang lebih tenang dan terang. Dengan begitu, kamu bisa lebih maksimal menjalani meeting online.
-
Merekam Sesi Meeting Online
Tips meeting online yang paling akhir adalah memastikan untuk merekam semua sesi pertemuan tersebut dari awal sampai dengan akhir. Dengan begitu, maka rekaman tersebut bisa dijadikan sebagai bahan referensi bagi setiap orang yang membutuhkan. Merekam sesi meeting online ini juga mempermudah para peserta yang berhalangan hadir, sehingga beliau tidak ketinggalan satupun informasi penting.
Nah, itulah dia beberapa tips yang harus kamu perhatikan pada saat ingin melakukan meeting online. Semoga dengan adanya penjelasan di atas bisa menambah informasi dan khususnya bagi pemula, ya.
